Pengurusan Paspor : Online atau Offline?

Bagi mereka yang doyan travelling atau berbisnis ke luar negeri, mengurus paspor adalah hal yang biasa. Tapi bagaimana bagi mereka yang masih baru dalam urusan pengurusan paspor, atau mereka yang sudah lama tidak memperpanjang paspornya? Mungkin ada beberapa hal yang harus diketahui, termasuk kemungkinan adanya perubahan mekanisme pengurusan paspor.

Saya sendiri terakhir kali mengurus paspor di tahun 2007. Dan karena dalam waktu dekat ada plan untuk travelling ke luar negeri, mau tidak mau harus kembali berurusan dengan kantor imigrasi.

Ada beberapa perbedaan dan perkembangan yang cukup signifikan dari pengurusan paspor yang saya ingat di tahun 2007 dengan pengurusan yang sekarang. Salah satunya adalah adanya layanan pendaftaran online pada website imigrasi. Sehingga pemohon tidak perlu antri terlalu lama hanya untuk mendaftar dan mengisi formulir permohonan.Layanan ini mulai ada sejak 2014 lalu. Perbedaan yang lain adalah jika dulu ada banyak tahapan alias meja-meja yang harus didatangi dan dilewati, sekarang pelayanan pembuatan paspor hanya pada 1 satu meja saja. Wahh...ini kemajuan pelayanan yang membanggakan tentunya. Bisa dibandingkan dengan sebelumnya, ada yang mendaftar di bulan Januari tapi mendapat jatah untuk foto dan mengambil sidik jari di bulan Maret.....ckckck (Sumber :antarariau.com 2011)

Saya masih ingat, dulu, antrian mengular luar biasa. Sehingga beberapa pemohon memutuskan untuk mengurus paspor menggunakan jasa calo. Hal ini agar mereka dapat menghemat waktu meski membayar lebih mahal plus digosipin orang-orang yang merasa antriannya di potong. Belum lagi meja pelayanan wawancara dan verifikasi data serta pengambilan foto sekaligus sidik jari berada di meja pelayanan yang berbeda. Ribet? Ya pasti. Jadi terbayang kan bagaimana melongonya saya melihat berbagai kemudahan yang cukup membantu pada masa sekarang ini. Kantor imigrasi Pekanbaru sudah jauuuh lebih baik dari yang terakhir kali saya ingat. Dan sepertinya tidak ada calo lagi di sana...:-D

Meski demikian, saya punya pengalaman kurang menyenangkan dari pengurusan paspor via online. Ceritanya lain kali ya. Sekarang waktunya berbagi prosedur yang harus dilakukan untuk mengurus paspor. O ya, yang saya sharing ini pengalaman mengurus paspor biasa, bukan paspor elektronik ya.

Ok, here we go...

Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan pemohon untuk mengurus paspor. Yakni melakukan pendaftaran, mengisi formulir, wawancara dan verifikasi data, pengambilan foto dan sidik jari, pembayaran dan pengambilan paspor. Ada 2 cara yang akan saya coba bagi, yakni tahapan jika melakukan pendaftaran secara online dan offline. Ok, kita bahas satu-satu ya...

O ya, sebelum mulai membuat permohonan, ada baiknya anda mencari tahu dulu hal-hal yang berhubungan dengan persyaratan, prosedur, masa berlaku dan biaya, serta hal-hal terkait pengurusan paspor baru maupun penggantian paspor yang sudah habis masa berlaku. Anda bisa mengeceknya di laman www.imigrasi.go.id . Ada menu pilihan penjelasan untuk berbagai kepentingan bagi WNI maupun WNA. 

A. Pendaftaran Online

1. Jika memilih mendaftar secara online, silahkan mengunjungi website imigrasi di www.imigrasi.go.id. Pada menu pilih Layanan Publik, lalu klik layanan paspor online.

Anda akan masuk ke laman baru. Pada menu utama pilih : Pra permohonan proposal. Maka akan muncul tampilan pengisian formulir online seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini :

Lalu isi formulir sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pemohon. Jika pertama kali mengurus paspor, maka isian no. paspor lama tidak perlu diisi. Jika bukan untuk kepentingan pengurusan menjadi TKI, no. rekomendasi kemenaker juga tidak perlu diisi. Jika sudah diisi semua, klik lanjut maka akan muncul pengisian data berikutnya. Ada 3 jendela yang akan muncul untuk pengisian ini. Setelah selesai, klik selesai, lalu notifikasi pembayaran dan no permohonan akan di kirim ke alamat email yang kita isikan di formulir. 

Note; 

a. Penting sekali untuk berhati-hati pada pemilihan jenis permohonan. Pastikan anda memilih pilihan yang sesuai dan benar. Karena jika salah memilih, sistem akan menolak permohonan anda dan uang yang anda setor ke bank tidak akan bisa dikembalikan. Hal ini akan saya ceritakan lain waktu. Tapi yang jelas, pastikan apakah anda belum punya paspor sebelumnya, atau paspor habis masa berlaku atau yang lainnya. Berikut pilihan jenis permohonan yang tersedia :  

b. Jika anda akan mendaftarkan anak anda, maka pada pengisian ID, isikan KTP ayahnya.

c. Anda harus mempunyai email lebih dari satu untuk permohonan paspor yang lebih dari satu permohonan. Kelemahan sistem pendaftaran online ini adalah sistem akan menolak jika email pernah tersimpan atau digunakan sebelumnya. Sehingga setiap permohonan baru harus memasukkan alamat email yang berbeda.

d. Baca baik-baik setiap notifikasi yang muncul pada saat anda melakukan pendaftaran online. Hal ini penting, agar anda tidak dirugikan di kemudian hari.

e. Berdasarkan info yang saya dapatkan, pengisian lokasi kantor imigrasi boleh pada lokasi yang bukan daerah tempat tinggal kita. Karena pengurusan paspor bisa dari kantor imigrasi mana saja.

Ok kita lanjutkan proses berikutnya. 

2. Jika sudah berhasil mendaftar online lalu email pemberitahuan sudah anda terima, silahkan cetak bukti permohonan lalu bayar ke bank BNI. Pembayaran untuk paspor biasa 48 halaman adalah sebesar 355 ribu ditambah 5000 biaya administrasi bank. Jadi total yang anda bayarkan 360 ribu. Setelah membayar, anda akan menerima bukti pembayaran dari bank. Silahkan cek kembali email anda, akan ada email notifikasi bahwa anda sudah membayar dan diminta untuk memilih hari kedatangan ke kantor imigrasi serta softfile formulir yang telah anda isi.

3. Pada hari yang kita tentukan, bawa semua syarat yang dibutuhkan, di fotokopi terlebih dahulu. Syarat umum yang harus ada:

- Fotocopy KTP

- Fotocopy KK

- Fotocopy Surat Nikah

- Fotocopy akte lahir ( untuk anak)

- Fotokopy dan asli Paspor lama (jika pernah ada)

- bukti bayar

- Hardcopy formulir yang dikirimkan ke email anda

4. Jangan lupa ambil no. antrian. Biasanya antrian untuk pendaftar online sama dengan pendaftar lansia, dan biasanya tidak terlalu ramai. Silahkan tunggu hingga no. antrian anda dipanggil.

5. Setelah giliran anda, akan ada wawancara dan verifikasi data yang anda isikan. Lalu petugas akan mengambil foto dan sidik jari anda. Setelahnya petugas akan melakukan pendaftaran ke sistem. Jika tidak ada masalah dan pendaftaran berhasil, anda akan diminta kembali untuk mengambil paspor dalam 3 hari kerja.

6. Hati-hati jika anda tidak mengambil paspor pada jangka waktu tertentu, maka paspor tersebut akan dibatalkan. Dan anda harus memulai semuanya dari awal. Baca keterangan pada website imigrasi.

B. Pendaftaran Offline

1. Jika memilih untuk mendaftar secara offline, anda harus langsung mendatangi kantor imigrasi terdekat. Jangan lupa untuk mengambil no. antrian terlebih dahulu. Pastikan anda memilih no. antrian yang benar, yakni untuk pendaftar offline, bukan online. Kecuali bagi lansia. Jangan lupa membawa syarat-syarat yang dibutuhkan.

Note: Pastikan dulu jam berapa antrian dibuka dan ditutup. Karena jika sudah ditutup,maka anda tidak bisa mengambil no.antrian lagi dan harus datang esok hari.

2. Anda akan diberikan map berisi beberapa lembar formulir yang harus diisi. Isi dan lengkapi dengan syarat-syaratnya. Tunggu hingga no. antrian anda dipanggil.

3. Setelah tiba giliran anda, akan ada wawancara dan verifikasi data. Jika ok, akan dilanjutkan dengan pengambilan foto dan sidik jari. Lalu permohonan anda akan diproses oleh sistem. Jika diterima, maka anda akan diberikan bukti permohonan berisi jumlah pembayaran yang harus anda lakukan di bank BNI. Silahkan melakukan pembayaran ke bank. Nilainya sama dengan daftar online, yakni total 360 ribu. Anda juga akan diminta untuk datang 3 hari mendatang untuk mengambil paspornya.

4. Silahkan datang pada hari yang ditentukan dengan membawa bukti bayar. Maka paspor akan sampai di tangan anda....;-)

Online atau Offline?

Jika dilihat keadaan saat ini, rasanya pendaftaran online tidak terlalu signifikan perbedaannya dengan daftar offline. Lama pengurusan hampir sama saja. Dari info yang saya dapatkan dari pegawai imigrasi pekanbaru, pendaftaran online tidak lagi penting karena pelayanan yang sudah 1 meja. Sehingga tidak ada lagi antrian yang mengular, bahkan harus datang berkali-kali ke kantor imigrasi untuk tahapan-tahapan yang berbeda. Dengan datang langsung untuk mendaftar, anda juga akan menyelesaikan pendaftaran hari itu juga. Jadi sebetulnya adanya pendaftaran online diperuntukkan bagi kondisi yang lalu dimana antrian begitu panjang karena tahapan yang banyak, sehingga kadang waktu mendaftar harus berbeda jauh dengan waktu untuk mengambil foto dan sidik jari. Itulah sebabnya saat melakukan pendaftaran online, anda akan diminta menentukan hari kedatangan ke kantor imigrasi dari jadwal yang disediakan.

Terlebih lagi, jika anda perhatikan, ada perbedaan yang cukup signifikan dalam melakukan pendaftaran online dan offline. Dimana pada pendaftaran online, anda harus melakukan pembayaran terlebih dahulu, baru ada proses selanjutnya. Ini menyebabkan, jika terjadi kesalahan pada pengisian yang anda lakukan,lalu permohonan anda ditolak oleh sistem, maka uang yang anda bayarkan akan hangus, meskipun tidak ada pemberitahuan di laman pengisian online tentang hal ini. Lagi-lagi, ini kekurangan sistem online, informasi masih kurang lengkap.

Berbeda jika mendaftar secara offline. Anda justru akan melakukan verifikasi data dulu, baru melakukan pembayaran. Sehingga anda akan terhindar dari kerugian yang mungkin terjadi. Jika pengisian formulir ada yang salah dan ditolak sistem karena beberapa sebab, anda tinggal mengganti datanya saja. Dan tidak akan ada kerugian materil, karena memang anda belum bayar :-)

Soal kerugian materil ini saya mengalami sendiri. Nanti akan saya share pada posting berikutnya ya....

Semoga postingan ini dapat membantu teman-teman yang akan mengurus paspor.